מי מאתנו לא מכיר את הביטויים "אין לי זמן…", "לא הגעתי לזה – מחר…". העבודה רבה, הזמן חונק, ואנחנו מרגישים שזה המצב. אין אפשרות לשינוי.
כנראה שלא נפסיק לרדוף לעצמנו אחרי הזנב, לרדוף אחרי הזמן הדוחק, האבוד. אם רק היתה לנו עוד שעה ביום… אפילו רק כמה דקות…בזמן הזה היינו סוף סוף מטפלים בכתיבת המסמך שלא הגענו אליו, היינו מקדמים את העסק, היינו עוקבים אחר הצעות המחיר. אולי אפילו היינו מקדישים כמה דקות פנויות לחשוב רק עם עצמנו – איך לנהל טוב יותר, גם את הזמן. בשורות הקרובות נדבר על ניהול זמן בעסק – איך לנהל את הזמן שלנו טוב יותר וליצור עבודה פרודקטיבית ויעילה יותר.

ניהול זמן בעסק  – איך מנהלים אותו נכון?

ניהול זמן בעסק, כמו דברים אחרים בניהול, הוא עניין של החלטה. האם אנו מנהלים את הזמן, או שהזמן מנהל אותנו.
ממש כמו השאלה האם אנו מנהלים את תזרים המזומנים, או שתזרים המנהלים מנהל אותנו.
העניין הוא שזה קשה, תובעני ודורש משמעת. החלק הטוב הוא – שזה שווה הרבה מאד כסף.

החלטנו. מה הלאה?

הנה 7 טיפים לניהול נכון של זמן:

1. יומן מלא: לכל המאוחר – בסיומו של כל יום – עלינו לוודא שיום המחרת עמוס ומלא בפגישות ומשימות – בתכנון קפדני ומלא. מתוקצב ומתוזמן. חצי שעה בין כל 2 משימות משמעה בזבוז של חצי שעה. חצי שעה שווה 5.5% מיום העבודה.
   אם תצמידו ולו פעם ביום 2 משימות – הרי לכם רווח נקי של 5.5% של זמן. וכן הלאה.
2. ניהול משימות: כלל מספר אחת בניהול וביצוע משימות, הוא הכלל הפשוט ביותר: אורך הזמן שלוקח ביצוע כל משימה – הוא בדיוק פרק הזמן שהקצנו לכך בתכנון. בהעדר תכנון, המשימות ימלאו לנו את היום – ולא נספיק את מה שתכננו. כי לא באמת תכננו….לכן – התכנון והבקרה הם המפתח להצלחה בניהול זמן. סיימו את המשימה בתום הזמן שהוקצב כך.
3. אורך פגישה: קצרו את הפגישות. הפגישה הממוצעת שלכם יכולה להיות קצרה ב 50%. מבטיח. אנחנו נוטים לחשוב שאם כבר הגענו לפגישה, חשוב לנו למצות אותה. נדמה לנו, כי אם נאריך בדיבור – נשיג יותר. אבל זה כמובן לא נכון.
   את כל מה שיש לנו להגיד ולדון בו, אפשר לעשות במחצית הזמן. אז אני מוותר לכולנו מראש, ומבקש פחות. האם נסכים כולנו, כי אנו יכולים לקצר את הפגישה הממוצעת ב 10% בלבד לפחות? לאנשים שיומנם עמוס בפגישות – יש לכך משמעות עצומה. רווח נקי. גדול.
4. ניהול תקשורת: פגישה? טלפון. אימייל? טלפון. טלפון? כן!
   טלפון הוא בדרך כלל הכלי בו ניתן לקדם את העניינים במהירות המכסימלית. רוב הפגישות – אין בהן צורך. במיוחד באלה השוטפות. נדייק: את רוב הנושאים העולים בפגישות – אפשר היה לקדם טלפונית. ואז, כמו שמופיע בטיפ אחר כאן – אפשר יהיה לקצר את הפגישות, ולייחד אותן לדיונים. כי עדכונים והעברת מידע דו כיווני אפשר לעשות גם ללא הפגישה. אז למה לא אימייל במקום פגישה? כן להשתמש באימיילים, אבל רק כשזה מה שנכון מבחינת המדיה. כלומר, אם המייל עובר ביננו לבין הצד השני יותר מהלוך – חזור – סימן שמתנהלת כאן תקשורת דו-כיוונית, דיון, ודיון אינו יכול להתנהל באופן יעיל באימיילים. האפקטיביות שעבורה מתקיימות פגישות ומתנהלות שיחות טלפון – הולכת לאיבוד באימיילים, בעיקר כאשר לא תמיד ברורה לנו רמת נחרצות כל צד, הטון, הרגשות, ההשלכות.
5. זמן לחשוב: פנו זמן לחשוב. לא כדי לנוח, אלא כדי לעבוד עוד. בתכנון. בראיה רחבה. בהסתכלות קצת ממרחק על העבודה שלנו, על הלקוח. ריצה אינסופית בין משימות ביצועיות ללא זמן חשיבה – מביאה אותנו לתוצאות בינוניות בלבד. על מנת לפרוץ זאת – תכננו והקצו זמן לחשיבה. וגם את זה אפשר לנהל.
6. הפסקה: עכשיו – הפסקה. יש מי שיקרא את כל הטיפים האלה, את דרך החשיבה הזו, ויחוש אי נוחות מתבקשת, כאילו שאנחנו מכונות, ואנחנו לא. ובצדק. אבל דווקא ניהול זמן יעיל, הוא שיאפשר לנו גם זמן איכות פרטי, מנוחה, בילוי והנאה. אנא מכם, זכרו, כי ניהול הזמן בדרך המוצגת כאן, נכון ומומלץ רק לשעות העבודה שלנו, ויתרה מכך – אני מאד רוצה ששעות העבודה יהיו מוגבלות ותחומות בזמן. זה חלק מהפסקת המרוץ אחר הזנב. החלטה. תכנון. ביצוע. בקרה.
7. אינטראקטיביות: רשמו ביומן, רשמו בדף המטלות, רשמו באזור המשימות – רשמו כל מה שעליכם לעשות, תכננו זאת לפי זמנים – וסמנו הכל. סמנו כל משימה שהסתיימה. מחקו אותה. או העבירו עליה קו. תזכרו לעצמכם כל דבר ביומן. לדוגמא: הרי יש סבירות שלא תצליחו לזכור, שלא לדבר על לבצע, את כל מה שכתוב כאן, אלא אם תפעלו באופן מאד מאד אדוק בעניין. כנסו כרגע ליומן, ורשמו בראש כל יום – "עבודה לפי ניהול זמן". בסוף כל יום עבודה, בסמוך למועד סיום יום העבודה – ציינו כך שיופיע בכל יום: "תכנון זמן של מחר". זו המשימה האחרונה לכל יום, לפני שהולכים הביתה.

אנחנו בטוחים שיש כאן הרבה מאד כסף, הרבה מאד שעות פנאי חדשות, הרבה מאד סיפוק מעבודה בהספק גבוה.
אנחנו עוד יותר בטוחים שכל אחד יכול. סוד הקסם לזמן האבוד נמצא רק בידיים שלכם.
היישום של ניהול זמן בעסק מתחיל…עכשיו!!

בהצלחה.