איך לבצע מעקב ובקרה חודשית בצורה נכונה

רוצים לדעת איך לעקוב אחר הפעילות של הארגון מדי חודש, בצורה הנכונה ביותר? המאמר הבא הוא בדיוק בשבילכם.

בכל עסק, חברה או ארגון, מתרחשים תהליכים פנים ארגוניים ניהוליים וכלכליים, שחשוב מאוד לעקוב אחריהם, ולנתח אותם. וזאת כדי לקבל החלטות מושכלות יותר, וכאלה המגובות בנתונים ובידע הנצבר במהלך חיי הארגון. כלומר, כדי לקבל החלטות נכונות יותר עבור העסק – חשוב לבצע מעקב ובקרה חודשית בצורה נכונה, כדי שניתן יהיה לקבל החלטות נכונות בהתאם.

מדוע ביצוע מעקב ובקרה מדי חודש זה כל כך חשוב?

המידע הכלכלי והארגוני הם נשמת הארגון, והכוח שלו. וזאת שכן מידע זה מסייע למקבלי ההחלטות בארגון לקבל החלטות נבונות יותר בהווה ובעתיד. והחלטות אלו יכולות להכריע את הכף בנוגע לשאלה האם העסק יישאר רווחי בעתיד, ואם כן עד כמה. ולכן חשוב להקצות את המשאבים הדרושים לשם ניתוח כל המידע והנתונים אודות הפעילות של העסק או הארגון.

בנוסף, חשוב לבצע מעקב ובקרה מדי חודש, גם כדי שתוכלו לבצע מעקב רבעוני באופן יעיל ופשוט יותר. עדכון הטבלאות שלכם, המיועדות לשם הכנת הדו"חות לביצוע מעקב ובקרה על פעילות החברה, מדי חודש – מאפשר גם מעקב רבעוני קל ומהיר יותר, וגם מאפשר לכם "להיות כל הזמן עם היד על הדופק". כאשר אתם עוקבים מדי חודש אחר הפעילות הפיננסית של העסק, אתם יכולים לזהות ולחשוף בעיות בזמן אמת, וכך גם לתקן אותן מהר ככל האפשר ולצמצם את הנזקים.

יתר על כן, ניתוח מסודר ויסודי של המידע הפיננסי והארגוני, המתרחש בעת ביצוע המעקב והבקרה אחר פעילות הארגון, לעיתים במסגרת תהליך ליווי עסקי מקצועי, מאפשר גם יתרונות רבים נוספים. כמו חיסכון במשאבים, ניצול מרבי של המשאבים העומדים לרשות הארגון, וכו'.

איך עושים מעקב ובקרה חודשית?

כדי לבצע מעקב ובקרה חודשית עליכם קודם כל לאסוף נתונים חשובים עבור כלים לבקרה ומעקב אחר פעילות הארגון, כמו התזרים, התקציב, התמחיר, דו"ח תקציב מול ביצוע או תזרים מול ביצוע, וכן הדו"ח הניהולי.
רוצים לדעת אחר אלו נתונים כדאי לכם לעקוב לשם מילוי דו"חות אלו? הנה כמה דוגמאות עיקריות:

* אספו מידע על כל הוצאה והוצאה שביצעתם במסגרת הארגון. בין אם מדובר בהוצאה עבור ציוד למשרד, על ייצור או רכישת סחורה, על אביזרים נלווים, על חשמל, ארנונה או מים בחנות וכו'. רשמו כל הוצאה שביצעתם בדו"ח אקסל ייעודי, והפרידו בין הוצאות שוטפות (כלומר, קבועות) להוצאות תקופתיות\זמניות\חד פעמיות.

* אספו מידע על כל הכנסה של הארגון, תוך פירוט מלא אודותיה. עבור כל הכנסה רצוי לכתוב מאיזה מוצר או שירות שמכרתם הגיעה ההכנסה, מהו גובה ההכנסה, מהו הרווח הנקי על ההכנסה וכו'.

* אם מתרחש שינוי במקורות ההכנסה העיקריים או בשימוש בהם באופן שוטף לפעילות (הוצאות) – יש לתת לכך את הדעת בעת ביצוע המעקב והבקרה על פעילות העסק. למשל, אם לקוח גדול עזב את החברה שלכם או אם הפסקתם לקבל מימון מגוף מימוני חשוב, יש להתייחס לכך בהתאם.

* אם מתרחשים שינויים בתמחיר או בתקציב – לדוגמא, אם ביצוע התזרים בפועל הוא לא זה שתוכנן – חשוב להתייחס לכך גם כן, בעת המעקב והבקרה אחר הפעילות העסקית. למשל, שינוי שחשוב לעקוב אחריו יכול להיות במצב בו נאלצתם להוריד את המחיר של המוצר הכי נמכר שלכם, בשל סיבה כלשהי.

מה הנתונים שנכון לבחון וחשוב לבדוק?

אם אתם רוצים לעקוב אחר הפעילות של העסק ולבקר אותה, לרוב לא מספיק לעקוב אחר ביצוע התקציב כדי לקבל תמונה מלאה על התנהלות הארגון, ניצול המשאבים שלו וכו'. לשם כך – אנו זקוקים לכלי שישלב את המידע על העלויות עם המידע על התפוקות, ושייתן לנו תמונה ברורה ומלאה אודות מידת השגת המטרות והיעדים של הארגון, כפי שנקבעו. והכלי הזה – הוא הדו"ח הניהולי.

רוצים לדעת אילו נתונים חשוב לבחון בעת מעקב ובקרה אחר פעילות העסק, במסגרת הדו"ח הניהולי? אם כן אז כדאי שתדעו שהסעיפים החשובים בדו"ח, הקשורים למעקב ובקרה אחר הפעילות הפיננסית והארגונית, הם הסעיפים הבאים: דו"ח מעקב גבייה, דו"ח עדכון תעריפים, בדיקת חשבונות בנקים, בדיקת הוצאות כוח אדם ותקני משרות,  בדיקת הסכמים ותנאי רכש ספקים בדיקת מימוש חוזים מול ספקים ולקוחות, מעקב גורמים מממנים, דו"ח ועדת השקעות ודו"חות אחרים הייחודיים לכל ארגון. 

שימו לב, כפי שאתם יכולים לאות, ניהול הכספים והפעילות הפיננסית והעסקית – דורש המון תשומת לב, וגם ידע בהנהלת חשבונות של ארגונים. אם אין לכם הכשרה, ידע, זמן או ניסיון בכך, סביר להניח שיהיה עדיף לכם להיעזר בשירותי ייעוץ עסקי או ליווי עסקי – כדי שתוכלו לעקוב אחר הפעילות העסקית בצורה נכונה ומדויקת יותר, וכדי שתוכלו לקבל החלטות נכונות יותר עבור העסק שלכם.

למה חשוב להשוות נתונים אלו?

רוצים להבין מדוע חשוב להשוות את הנתונים השונים, מתוך סעיפי הדו"ח הניהולי? אז ככה… יש דבר כזה שנקרא אינדיקציה לסטיות.
כאשר מדברים על אינדיקציה לסטיות – הכוונה לערכים קריטיים המהווים אינדיקציה לסטייה מהותית מהביצוע של התקציב, או לחוסר התאמה קריטי בין הביצוע לתכנון. ערכים אלו נקבעים עפ"י הידע הארגוני או אסטרטגיות שונות, לעיתים במהלך קבלת ייעוץ עסקי ייעודי בנושא. נכון שלפעמים, חלק מהסטיות הללו יכולות להיות הגיוניות, ולא תמיד הן מהוות סימן אזהרה מסוכן. אבל עדיין, חשוב לזהות סטיות אלו בזמן אמת – כדי להכריע אם הן תקינות או לא, ולפעול בהתאם.
בהקשר זה, כדאי לדעת שסטייה של מעל 5 אחוז, נחשבת לחריגה, ויש לייחס אליה תשומת לב מתאימה ולבחון את הגורמים לה. בנוסף, חלק מהעסקים מגדירים לעצמם סטיות המהוות דגל אדום עבורן. בשביל להימנע מסיכוי גבוה לנזק בלתי הפיך, רצוי להגדיר שיש להתריע על סטיות של %5 ומעלה ברגע שהן מאותרות, וכדאי לעקוב אחר הסעיפים התקציביים שבהם הסטיות התגלו.


מעוניינים לבצע מעקב ובקרה חודשית לפעילות העסק, אך לא בטוחים כיצד לעשות זאת בפועל, או למי לפנות? אם כן, כדאי שתדעו ששירותי ליווי עסקי או ייעוץ עסקי יוכלו לסייע לכם רבות בקבלת החלטות נבונות יותר בשאלה זו ובשאלות אחרות הקשורות לניהול העסק. 

מעוניינים בפרטים נוספים? השאירו פרטים בטופס צור קשר, או חייגו אלינו עוד היום.

המאמרים שהכי אהבתם באתר שלנו

×